4 قدم برای اولویت بندی

مدیریت زمان

این مطلب را به اشتراک بگذارید

اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در email
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram

دیگر ترفند‌های آبکی مدیریت زمان بس است. در عوض، این چهار قدم را برای اولویت بندی کارهایتان و مدیریت زمانتان به کار بگیرید.

هر کسی توانایی ها و مهارت های متفاوتی دارد، اما اما هیچکس بیشتر از 24 ساعت در اختیار ندارد. بنابراین اگر واقعا قصد جلو افتادن داشته باشید، با تمرکز بر بهترین شیوه‌ های مدیریت زمان می‌توانید ساعات خود را به بهترین نحو سپری کنید. شیوه های مدیریت زمان فراوان است. اما من به شخصه به یک سیستم مشخص علاقه ای ندارم. افراد متفاوت اند و به چیزهای متفاوتی نیاز دارند.


قبل از اینکه بخواهم شرح مختصری از این چهار قدم بدهم، بسیار مهم است که در ابتدا هدف از مدیریت زمان را بدانیم. مستندات فرا تحلیلی میگوید اثر مدیریت زمان روی عملکرد انسان ضعیف است و تاثیر چندانی ندارد، پس چرا باید زمانمان را مدیریت کنیم؟ چون مدیریت زمان ارتباط قوی با شاخص های سلامتی مانند : استرس، رضایت شغلی و تعادل بین زندگی کاری و شخصی دارد. مدیریت زمان به ما کمک می کند که بدون تنش غیر ضروری، موثر و مفید بمانیم، فشار رویمان کمتر شود و در کل زندگی آسان تر و راحت تری داشته باشیم.

فیلتر کنید

به طرز خنده داری، مهم ترین کاری که قرار است برای مدیریت زمان انجام دهید، هیچ ربطی به مدیریت کردن زمانتان ندارد. مهم نیست که روش مدیریت زمان شما چقدر فوق العاده است و یا شما چقدر در آن منظم هستید، اگر اجازه بدهید که کارهای زیادی در لیستتان قرار بگیرد، شما هیچ وقت زمان کافی برای انجام همه آنها ندارید. به همین علت است که مهم ترین کاری که می‌توانید انجام دهید، فیلتر کردن کارهای لیستتان است.

  • جزئیات را بپرسید. هرگز به طور کامل متعهد به انجام یک کار، پروژه یا همکاری بدون دانستن جزئیات آن نشوید. همه چیز را درباره آن کار بپرسید و از سوال مهمی مثل مدت زمان انجام آن کار غافل نشوید. با تفکر درباره این سوالات، تشخیص دهید که آیا سرمایه گذاری وقتتان روی آن کار ارزشمند است یا خیر.
  • نه بگویید. ارزیابی اینکه آیا این کار با اهداف شما همسو است یا خیر. اگر درباره آن مطمئن نیستید، آن را در تقویم خود برای ارزیابی مجدد یادداشت کنید. اگر وظیفه یا رویدادی شامل دیگران هم می شود، با آنها صادق باشید؛ در گفتن یک ” نه ممنون ” به شیوه حرفه ای‌ها، هیچ خطری وجود ندارد.
  • در دسترس بودن. با دیگران در مورد اینکه چقدر وقت دراختیار دارید و چه مدت مایل به تعهد هستید شفاف باشید. همچنین، سعی کنید بفهمید که آیا با سرعت کار همسو هستید یا خیر. آیا شما همان احساس فوریت را که از شما می‌خواهند داشته باشید، دارید؟ 

به روش مدیریت زمانتان متعهد بمانید.

اکثر شیوه های مدیریت زمان حول این محور می‌چرخند که یک روش برای مدیریت زمانتان داشته باشید. اما فراموش نکنید که این روش نیست که به شما کمک خواهد کرد زمانتان را مدیریت کنید، بلکه عادات شماست، که آن روش را تقویت و اثربخش می‌کند.

اجازه ندهید هیچ چیز نادیده گرفته شود. داشتن لیست وظایف و نشان گذاری کارها بر روی تقویم بسیار خوب است، اما کافی نیست. هرچیز و هرچیزی که به ذهن شما خطور می‌کند، ایده ها، یادداشت ها، بازخوردها، و غیره باید وارد یک سیستم شوند. این آیتم های گوناگون تمایل دارند که در هم ریخته و تصادفی باشند. بنابراین باید زمانی را به مرتب و دسته بندی کردن آنها اختصاص دهید تا بتوانند در لیست کارها و برنامه شما قرار بگیرند.

مرتبا اصلاح مجدد را در برنامه خود بگذارید. اکثر مردم این کار را به صورت روزانه انجام می‌دهند، اما انجام آن به صورت هفتگی، ماهانه و سالانه نیز برای اطمینان از اینکه اولویت بندی خود را بر اساس پیشرفت هایی که داشته اید درست انجام داده اید سود مند است. وقتی این کار را انجام می‌دهید، مطمئن شوید که همه چیز را موشکافی کرده و به دقت بررسی می کنید. همچنین دقت کنید که تاریخ یک کار را اشتباه ننوشته باشید.

اول اولویت بندی، بعدا اقدام

ما در وارد کردن کارها به لیست کارهای خود بسیار خوب هستیم، اما در اولویت بندی آنچه در لیست است، افتضاح عمل می‌کنیم. اگرچه روش های اولویت بندی زیادی موجود است اما شاید یکی از جاودانه ترین چارچوب ها، چارچوب فوریت/اهمیت است. که ما را به 4 سناریو میرساند.

4 سناریو اولویت بندی

اولویت بندی
  1. غیر فوری- کم اهمیت: از لیست حذف کنید و آن را انجام ندهید. بهتر است چیزی را از لیست کارهای خود حذف کنید تا اینکه یک کار کم اهمیت را به پایان برسانید.
  2. فوری- کم اهمیت: انجام ندهید، به بقیه محول کنید و در مقابل کسانی که از شما ‌خواهند این کارها را انجام دهید مقاومت کنید. به یاد داشته باشید که علی رغم اینکه ممکن است این کارها برای شما مهم نباشد، برای دیگران حائز اهمیت باشد پس محافظه کارانه عمل کنید.
  3. فوری- پر اهمیت: همین الان آن را انجام دهید. نکته اصلی این است که اطمینان حاصل کنید که آن کار واقعاً مهم است.
  4. غیرفوری- پر اهمیت: زمان بگذارید تا انجامش دهید. در بیشتر موارد اینها همان کارهایی اند که به فکر عمیق نیاز دارند و در دراز مدت به سود ما هستند، اما هیچ وقت برای انجامشان وقت نداریم.

به خاطر داشته باشید که آزمایش سیستم های مختلف خوب است، اما نکته اصلی در ایجاد عادهای مفید است که به باعث می‌شود در بلند مدت شما بر سر کارهایتان سوار شوید و نه کارهایتان بر سر شما. تمرکز خود را بر روی فیلتر کردن کارهایتان و اولویت بندی آنها بگذارید و به صورت مرتب برنامه خود را اصلاح و آپدیت کنید.

منبع : Psychology Today

advanced divider

دیدگاهتان را بنویسید

نگاهی به این مطالب هم بیاندازید:

این مطلب را به اشتراک بگذارید

اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در email
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram